Le courtage de connaissances à distance

Dans le contexte de la COVID-19 et de l’incitation à travailler de la maison (dans la mesure du possible), on se retrouve de plus en plus souvent devant l’interface de Zoom pour assister à des vidéoconférences. Dans les discussions que nous avons eues avec la soixantaine de membres du RIRC dispersés dans une vingtaine d’universités canadiennes, nous avons bien compris que le partage et le courtage de connaissances à distance, virtuellement, soulèvent leur lot de difficultés.

 

En réponse à ce constat, nous avons voulu vous proposer des ressources pour mieux « zoomer » vos réunions virtuelles.

 

Nous avons l’intention de mettre ces liens à jour régulièrement et nous accueillons volontiers vos commentaires et suggestions. N’hésitez pas à communiquer avec Connie, à tangc@yorku.ca, si vous avez des questions ou des remarques. Nous espérons que ces liens vous seront utiles. Si c’est le cas, faites-les circuler !

Marre de Zoom ? Join the club

De nombreux travaux de recherche se penchent sur les raisons qui rendent épuisantes les vidéoconférences :

  • On les utilise dans toutes nos activités (au travail, pour des évènements sociaux, dans nos interactions informelles, avec la famille, pour des cours et des rendez-vous médicaux…).
  • C’est difficile de mener des conversations parallèles (et détendues).
  • On ne peut pas décoder le langage corporel des autres.
  • Il y a un sentiment d’inconfort qui nait du fait d’avoir sous les yeux, plusieurs heures par jour, une version numérique de soi-même… et de savoir que les autres nous regardent, aussi.
  • On a les yeux fixés sur un écran.
  • En mode virtuel, le silence crée un malaise.

 

D’après un certain nombre d’articles parus en ligne, voici les dix recommandations les plus susceptibles de vous aider à contrer l’épuisement dû aux vidéoconférences :

  1. Prenez le temps de vous installer et de focaliser votre attention avant de lancer l’appel ou de vous y joindre.
  2. Clarifiez le mode d’emploi au début de la conférence : quelles sont les façons privilégiées d’interagir (p. ex. en levant la main, en tapant un message dans la boite de dialogue, en gardant les questions pour la fin…) ?
  3. Essayez de vous servir de votre téléphone ou rendez le mode vidéo optionnel.
  4. N’organisez pas les rencontres les unes à la suite des autres. Pensez à faire une courte pause toutes les 90 minutes.
  5. Décalez votre écran sur le côté au lieu de le mettre juste en face de vous.
  6. N’abusez pas des vidéos ou des téléconférences !
  7. Désactivez l’autoaffichage vidéo – on n’a pas l’habitude de se voir ainsi en tout temps.
  8. Activez la fonction Conférencier actif, de manière à ce que la personne qui parle occupe l’écran tandis que les autres passent en périphérie.
  9. Consacrez plus de temps à vous informer du bienêtre de chaque personne.
  10. Prenez vos notes à la main plutôt qu’au clavier – ça aide à résister à la tentation de faire plusieurs choses en même temps.

Ressources pour la collaboration virtuelle

D’accord pour réduire le nombre d’appels vidéos, mais… quels sont les autres moyens de collaborer virtuellement ? Voici quelques-uns de ceux qu’emploient les membres du RIRC :

 

  • Pour la gestion d’équipe : Microsoft Teams
    • Ce portail permet de clavarder, en groupe ou de personne à personne, et possède des options intégrées de vidéoconférence et de téléconférence. On peut y stocker des fichiers et les partager, ce qui permet de mieux s’organiser, et il est compatible avec d’autres programmes utilisés au travail (cartographie cognitive, tableaux virtuels, etc.).
  • Pour la collaboration visuelle : Miro
    • Miro permet aux membres d’une équipe de créer ensemble des cartes cognitives virtuelles, des plans et des graphiques, et simplifie la réflexion conceptuelle grâce à des modèles détaillés. C’est utile pour planifier des projets, comprendre des graphiques et déterminer des processus.
  • Pour les remue-méninges : Padlet
    • Les membres de l’équipe peuvent ajouter des photos, des documents, des hyperliens, des vidéos et de la musique au « tableau » ou « mur » virtuel commun. C’est une solution de rechange aux remue-méninges par appel vidéo, et de plus, les gens peuvent participer et réagir aux idées à leur propre rythme.
  • Pour la gestion de projet : Asana ou Trello
    • Les équipes font le suivi des projets sur ces applis, spécialement les projets qui demandent la collaboration de plusieurs parties. On peut préparer des échéanciers, des tableaux, des mémos et des listes de choses à faire, et en faire le suivi – toute l’équipe a accès à ces documents et peut les modifier.
  • Pour les débreffages ou les retours sur un évènement : Funretro
    • Les membres de l’équipe fournissent leur réponse à des questions : qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qui a mal fonctionné ? Que devra-t-on faire la prochaine fois pour s’améliorer ? C’est particulièrement utile pour de brèves séances visant à améliorer le fonctionnement d’une équipe, surtout dans un contexte où il y a de nombreux projets qui évoluent rapidement.

 

Voici d’autres ressources que les membres du RIRC ont trouvées utiles pendant les derniers mois (en anglais) :

Ça fonctionne ou pas ? On veut vous entendre !

Voici ce que nous apprennent les membres de notre réseau répartis dans une vingtaine d’universités canadiennes – des gens qui travaillent en courtage de connaissances, en animation d’ateliers, dans des partenariats, dans le domaine des subventions, de l’organisation d’évènements, etc. Nous aimerions aussi connaitre votre expérience.

 

J’ai commencé à bloquer des plages dans mon calendrier pour travailler hors ligne. Ça me laisse le temps de réfléchir et de rassembler mes idées, ce qui me donne de l’énergie et de la concentration pour quelques réunions ensuite sur Zoom.

– Erica Machulak, spécialiste des échanges de connaissances à l’Université de la Colombie-Britannique

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *